가치노을의 세상이야기

비즈니스에서 이미지가 갖는 영향력은 실로 대단하다. 하지만 여기에도 예외는 있는 법. 전화로 먼저 만나야 하는 비즈니스에서는 나름 특별한 노하우를 필요로 한다. 업무에 있어 전화가 차지하는 비중이 크다면 다음의 5가지 에티켓을 상기하자.
 
■ 입장 바꿔 생각하며 전화하라

전화선 너머로 들려오는 퉁명한 말 한 마디는 기분을 상하게 할 뿐만 아니라 당신의 이미지를 추락시킬 수 있다. 소속을 밝히지 않고 본론부터 들어가는 상대 또한 불쾌함을 주기는 마찬가지. 타 부서 사람을 찾는 전화를 받았을 경우에는 담당자가 아님을 말한 후, 담당자에게 전화를 연결하면서 간략하게 요약해주는 센스가 필요하다.

■ 친절함보다 귀한 전화 옵션은 없다

용무가 끝났다고 ‘덜컥’ 전화기를 내려놓는 행위는 상대방의 마음을 싸늘하게 만든다. 자료를 찾거나, 급한 일로 인해 통화 공백을 둬야 할 때는 멜로디를 틀어주어 상대를 배려하는 게 좋다. 목소리가 너무 차갑거나 무뚝뚝하게 들리지 않도록 말끝을 늘리는 노력도 필요하다. 한 박자 쉬고 대답하는 습관도 친절한 느낌을 전달하는데 효과적.

■ 정확하게 말하고, 정확하게 지켜라

실제로 만났을 때와 마찬가지로 전문가다운 면모를 확인시켜주어야 한다. ‘점심시간 후에 전화 드리겠습니다’와 ‘2시10분경에 전화 드리겠습니다’ 사이에는 적잖은 차이가 있다. 전자가 모호한 약속인 반면, 후자의 경우는 명확한 자세가 드러나기 때문이다. 후자처럼 말했다면 무슨 일이 있어도 시간에 맞추어 전화를 해야 신뢰를 쌓을 수 있다.

■ 내부의 적을 의식하라

당신의 전화예절은 상대에게는 목소리로 전달될 뿐이지만 주변 사람들에게는 표정과 자세, 목소리 등으로 표출되고, 어느 사이엔가 인사고과로 드러날 수 있다. 따라서 상대에게 전화를 걸거나 받을 때는 목소리만 의식적으로 가다듬을 게 아니라 태도까지 정돈할 필요가 있다.

■ 통화 센스 지수를 높여라

비즈니스 상대의 명함에 전화통화가 가능한 시간대를 체크해두는 습관을 들이도록 한다. 상대의 목소리에 따라 대처하는 센스도 필요하다. 목소리가 힘이 없다면 위로의 말을 건네고, 주위가 시끄럽다고 느껴진다면 서둘러 통화를 마무리하는 지혜가 요구된다. 친분을 쌓았다 하더라도 적정선의 예의는 필수이며 경우에 맞는 재치와 유머로 다가간다.