가치노을의 세상이야기

현대인들에게 이메일은 하나의 의사소통수단이 된 지 오래다. 특히 업무처리에 있어서는 빼놓을 수 없는 창구가 되고 있다. 그런만큼 비즈니스를 목적으로 한 이메일은 에티켓을 동봉했는지에 따라 전혀 다른 결과를 불러올 수 있다.
 
하룻밤 사이에도 수십, 수백 통의 메일이 클릭을 기다리는 시대. 메일 한 통이 상대에게 제대로 읽힐 수 있을지는 메일을 어떻게 보내느냐에 달려있다.

수많은 메일들 사이에서 눈에 띄게 하려면 우선 대부분의 스팸 메일들이 제목으로 붙이는 ‘안녕하세요?’ ‘hi!’ 등의 용어는 가급적 피하는 게 좋다. 대신 수신자가 제목만 보더라도 누가, 왜 보냈는지 알 수 있도록 핵심단어를 제목으로 쓰는 것이 바람직하다.

내용 구성은 짧고 명료한 스타일을 적용하도록 한다. 이메일도 공식적인 편지형식임을 잊지 말고 인사말이 길어져 자칫 본론의 의미를 흐리는 일이 없도록 주의한다. 단락을 구분할 때는 들여쓰기 때신 행간 한 줄의 간격을 두는 것이 읽는 데 도움을 준다. 본론의 양은 길어도 A4 반 장 분량이 넘지 않도록 간결하게 구성한다.

메일을 수신했을 경우에는 가능한 빨리 답신을 하는 게 예의다. 이메일을 받은 지 24시간 안에, 늦어도 48시간 안에 답변이 없으면 발신자는 답신을 보낼 의향이 없거나 메일을 확인하지 못했다고 생각하기 때문이다. 만일 장기 출장으로 인해 오랫동안 메일을 체크하지 못할 상황이라면 ‘부재중 설정’ 기능을 활용하는 것이 좋다.

또 첨부파일은 시간을 소요하게 되므로 필요한 경우가 아니라면 수신자를 배려해 자제하는 것이 바람직하다. 만약 첨부파일을 덧붙여야 할 경우에는 바이러스 감염 여부를 점검하고, 용량이 큰 파일은 압축해서 보낸다.

이메일을 보낼 때는 무엇보다 발신자의 소속을 분명히 밝히는 것이 에티켓이다. 특히 처음 이메일을 보내게 되는 상대를 위해 ‘서명기능’을 활용해 소속 회사명과 부서, 본인 이름, 연락처 등을 따로 적어놓으면 이메일을 보낼 때마다 따로 체크하지 않아도 되므로 편리하다.
 
비즈니스를 목적으로 한 이메일을 보낼 경우에는 유머 사용에도 신중해야 한다. 이메일은 온라인을 통한 의사소통이라 수신자와 친밀한 사이가 아니라면 해석이 불분명한 내용은 빼는 게 좋다. 약어, 이모티콘 또한 가벼운 느낌을 줄 수 있으므로 가급적 자제한다.